سجل عملاء ومتابعات في Notion بثلاث طرق عرض

المشكلة

العملاء في ملف جداول، والمتابعات في الواتساب، والمهام في رأسك. النتيجة عميل وعدته بعرض سعر ونسيته، ومتابعة فاتت موعدها. تحتاج مكاناً واحداً يعرض لك: من العميل، وفي أي مرحلة هو، ومتى موعد المتابعة التالية.

الأداة

Notion تتيح بناء قواعد بيانات (Databases) تُعرض بأشكال مختلفة: جدول، ولوحة، وتقويم، وغيرها. سنبني قاعدة واحدة للعملاء ونعرضها بثلاث طرق. الخطوات مبنية على مركز المساعدة الرسمي لـ Notion، وأسماء الأزرار تُكتب كما تظهر في الواجهة الإنجليزية.

الخطوات

1. أنشئ صفحة جديدة، وتحت عبارة Get started with اختر Table. بذلك تحصل على قاعدة بيانات بصفحة كاملة تظهر في الشريط الجانبي. بديلها داخل صفحة قائمة: اكتب الأمر /database لإنشاء قاعدة مضمّنة (Inline).
2. سمّ القاعدة «العملاء». العمود الأول (Name) لاسم العميل أو الشركة.
3. أضف الأعمدة (Properties) بالضغط على + بجانب أقصى عمود من اليمين، ثم اكتب الاسم واختر النوع. اقتراح لسجل العملاء: Status لمرحلة العميل (مجموعات الحالة في Notion هي To-do وIn Progress وComplete)، وDate لموعد المتابعة التالية، وNumber لقيمة الصفقة (يمكن عرض الأرقام كعملة)، وSelect لمصدر العميل مثل «إعلان» أو «توصية»، وPhone للجوال، وPerson لمن يتولى المتابعة داخل الفريق.
4. أضف 5 عملاء حقيقيين لتختبر البناء بدل الأمثلة الوهمية. كلما كان الاختبار على بيانات فعلية ظهرت لك الأعمدة الناقصة مبكراً.
5. أضف عرضاً جديداً للّوحة: اضغط + بجانب اسم القاعدة أو بجانب العروض الموجودة، واختر نوع العرض Board وسمّه «المراحل». أنواع العروض المتاحة بحسب الوثائق: Table وBoard وTimeline وCalendar وList وGallery وChart.
6. اضبط التجميع: من قائمة الإعدادات أعلى القاعدة اختر Group تحت View settings، ثم اختر خاصية Status. ستظهر المراحل كأعمدة، وتنقل بطاقة العميل بالسحب من مرحلة إلى التالية.
7. أضف عرض تقويم باسم «المتابعات»: اضغط + واختر Calendar. اختر خاصية Date لتظهر مواعيد المتابعة على أيام الشهر.
8. أنشئ عرض «اليوم» لعرض ما يستحق التحرك الآن: في عرض جدول جديد افتح View settings واختر Filter، ثم اختر خاصية Date وحدد شرط أن يكون موعد المتابعة اليوم أو قبله. للشروط المركّبة استخدم Add advanced filter، ويمكنك الجمع بين الشروط بمنطق AND وOR. اختر Save for everyone إن أردت أن يراه كل الفريق بالفلتر نفسه، وإلا فالفلتر يخصك وحدك.
9. أضف ترتيباً: من View settings اختر Sort، ثم خاصية Date تصاعدياً حتى يأتي الأقرب موعداً أولاً.
10. للتوسّع لاحقاً: أنشئ قاعدة ثانية للمهام وصلها بالعملاء بخاصية Relation، التي تربط عناصر قاعدة بعناصر قاعدة أخرى. وبخاصية Rollup يمكنك تلخيص بيانات العناصر المرتبطة، مثل إجمالي قيمة صفقات كل عميل.
11. حين تستقر البنية، أغلق التعديل على القاعدة عبر القائمة ••• ثم Lock database لتتجنب حذف عمود بالخطأ.

التكلفة الحقيقية

بحسب صفحة الأسعار الرسمية وقت إعداد هذا الدليل: الخطة المجانية للأفراد بلا مقابل، بحد 5 ميجابايت للملف الواحد، وتجربة محدودة فقط من Notion AI. المستخدم الفردي يملك كتلاً (blocks) بلا حدود، أما مساحات العمل متعددة الأعضاء فلها حد على الكتل لم تذكر الصفحة رقمه. خطة Plus مذكورة بسعر 10 دولارات للعضو شهرياً، وخطة Business بسعر 20 دولاراً، مع توفير يصل إلى 20% عند الدفع السنوي. تأكد من الأسعار المحلية والضرائب عند الدفع، فقد تختلف.

البديل المجاني

Trello يعطي في خطته المجانية حتى 10 لوحات و10 متعاونين لكل مساحة عمل و250 تشغيلاً شهرياً لأوامر الأتمتة، ويكفي لعرض اللوحة (مراحل العميل) بالسحب والإفلات. خطة Standard فيه بسعر 5 دولارات للمستخدم شهرياً عند الدفع السنوي أو 6 دولارات شهرياً.

تنبيهات

• لم نجرّب هذه الخطوات بأنفسنا بعد، وهي مبنية على مركز المساعدة الرسمي. قد تتغير تسميات الواجهة.
• لم نتحقق عملياً من عرض Notion للنصوص العربية من اليمين إلى اليسار داخل الأعمدة والبطاقات، فجرّب ذلك على بياناتك قبل أن تنقل كل شيء.
• لا تضع أرقام بطاقات أو كلمات مرور العملاء داخل Notion.